handleiding instellen e-mailaccount(s)

Als je bij ons een hostingpakket afneemt voor een website of webshop, dan is het mogelijk om ook e-mailaccounts in te laten stellen. Heb je hiervoor gekozen en van ons de accountinformatie ontvangen? Op deze pagina leggen we uit hoe je jouw e-mail kunt gebruiken via webmail of een e-mailprogramma zoals Outlook of Apple Mail.

De wijze waarop wij e-mail aanbieden via onze webservers is relatief laagdrempelig en voordelig, maar kent functioneel zijn beperkingen. Zo zijn er geen (uitgebreide) mogelijkheden voor het delen van e-mailboxen of agenda’s, het synchroniseren met de cloud of bijvoorbeeld het inschakelen van tweefactorauthenticatie (2FA). Ook is de beschikbare ruimte beperkt. Met het oog op de professionaliteit, veiligheid en uitgebreidere functionaliteit kan het dus een overweging zijn om te kiezen voor bijvoorbeeld Office365 van Microsoft. Wij bieden zelf geen Office365 producten / ondersteuning aan, maar kunnen u desgewenst wel in contact brengen met een gespecialiseerde partner op dit gebied.

optie 1: gebruik maken van webmail.

Webmail is een handige manier om je e-mails overal te beheren zonder dat je een programma hoeft in te stellen. Je kunt dus ook alleen gebruikmaken van webmail, zonder een e-mailprogramma in te stellen.

toegang tot webmail.

Ga naar de URL van de webmail die we je hebben toegestuurd.
Log in met je e-mailadres en wachtwoord.
Je kunt direct e-mails versturen en ontvangen vanuit je webbrowser, zonder extra configuratie.

optie 2: e-mailprogramma instellen.

Wil je jouw e-mails toch liever beheren via een e-mailprogramma? Dan kun je kiezen voor POP of IMAP voor inkomende e-mails en SMTP voor uitgaande e-mails.

stappen om je e-mail in te stellen.

soortgelijke aanpak in diverse applicaties.

Open je e-mailclient (bijv. Outlook, Apple Mail, Thunderbird).
Ga naar Accountinstellingen en kies voor Nieuw account toevoegen.
Kies of je POP of IMAP wilt gebruiken voor je inkomende e-mail (zie hieronder voor de instellingen). Gezien de relatief beperkte e-mailruimte, zien we vaak dat de e-mail als POP-account wordt ingesteld, zodat het e-mailprogramma je e-mails download naar jouw apparaat. Daarbij kan je instellen dat de berichten na x dagen van de server worden verwijderd. Het is dan natuurlijk wel zaak dat je zelf zorgt voor opslag / back-up van oudere berichten (die staan dan immers niet meer op de server). Aanvullend kan bijvoorbeeld een tweede apparaat (zoals een smartphone) wel als IMAP worden ingesteld.
Vul de serverinstellingen in voor de inkomende en uitgaande mail, inclusief de poorten en beveiligingsopties zoals SSL/TLS of STARTTLS.
Vul je volledige e-mailadres en wachtwoord in bij de authenticatiegegevens. Let op: vaak dien je voor de uitgaande (SMTP) server los het e-mailadres en wachtwoord in te voeren. Bij Outlook is dit bijvoorbeeld na het kiezen voor Geavanceerd; daar selecteer je de optie Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende e-mail.
Test de instellingen en voltooi de configuratie.

Hieronder vind je een instructie voor de instellingen per type e-mailaccount.

inkomende mailserver via POP.

Met POP (Post Office Protocol) download je e-mails naar jouw apparaat en worden ze meestal van de server verwijderd.

instellingen voor POP.

Inkomende mailserver: zie accountinstellingen
Voorbeeld: server.telstar-web.nl
Poort: 995 (SSL/TLS)
Beveiliging: SSL/TLS
Authenticatie: Gebruik je volledige e-mailadres en wachtwoord
Stel bij geavanceerde instellingen in dat de berichten op de server worden bewaard voor x aantal dagen (naar eigen inschatting).

inkomende mailserver via IMAP.

Met IMAP (Internet Message Access Protocol) blijven de e-mails op de server staan en worden ze gesynchroniseerd tussen je apparaten.

instellingen voor IMAP.

Inkomende mailserver: zie accountinstellingen
Voorbeeld: server.telstar-web.nl
Poort: 993 (SSL/TLS)
Beveiliging: SSL/TLS
Authenticatie: Gebruik je volledige e-mailadres en wachtwoord

uitgaande e-mail SMTP.

Voor het versturen van e-mails gebruik je de SMTP-server.

instellingen voor SMTP.

Uitgaande mailserver: zie accountinstellingen
Voorbeeld: server.telstar-web.nl
Poort: 465 (SSL/TLS) of 587 (STARTTLS)
Beveiliging: SSL/TLS of STARTTLS (afhankelijk van je poortkeuze)
Authenticatie: Gebruik je volledige e-mailadres en wachtwoord

veelgestelde vragen.

waar vind ik de gegevens van mijn e-mailaccount?

Zodra we een e-mailaccount instellen, worden de gegevens per e-mail aan je verzonden. In dat bericht ontvang je van ons het e-mailadres en bijpassend wachtwoord, de ingestelde quota (ruimte), URL van de inkomende / uitgaande server en een link naar de webmail. Bewaar deze gegevens goed en / of gebruik een digitale sleutelhanger om de gegevens in op te slaan. Ben je deze gegevens kwijt, neem dan contact met ons op. Vanuit veiligheidsoverwegingen slaan wij nooit wachtwoorden op, maar uiteraard kunnen we een nieuw wachtwoord instellen als dit nodig is.

mijn mailbox is vol, wat nu?

Als de beschikbare ruimte van je e-mailbox vol is, kan je geen berichten meer ontvangen. We raden aan om in te loggen in de webmail en daar berichten te verwijderen. Het is ook mogelijk om de e-mailruimte op te schalen; neem hiervoor contact met ons op.

kan ik alleen webmail gebruiken?

Ja, je kunt je e-mails volledig beheren via webmail zonder een e-mailprogramma in te stellen.

wat is het verschil tussen POP en IMAP?

POP downloadt je e-mails naar je apparaat en verwijdert ze meestal van de server. IMAP laat de e-mails op de server staan en synchroniseert ze tussen al je apparaten. Bij gebruik van alleen IMAP loopt de mailruimte (quota) dus sneller vol; daarom wordt vaak gebruik gemaakt van een POP-account. Houd er daarbij wel rekening mee dat berichten (na x dagen, afhankelijk van instellingen e-mailprogramma) van de server worden verwijderd en je dus zelf voor opslag / back-up van de e-mail moet zorgen.

welke poorten moet ik gebruiken?

POP: poort 995 met SSL/TLS
IMAP: poort 993 met SSL/TLS
SMTP: poort 465 met SSL/TLS of 587 met STARTTLS

mijn e-mailclient geeft een foutmelding over de beveiliging. Wat moet ik doen?

Controleer of je de juiste poorten en beveiligingsinstellingen (SSL/TLS of STARTTLS) gebruikt. Zorg ervoor dat je wachtwoord correct is.